Gestion de projet: Analyser et comprendre les erreurs commises pour ne pas les reproduire ("lessons learned")

"La folie, c’est de refaire la même chose et d’en attendre un résultat différent."

Albert Einstein

Vous venez de terminer un projet? Le projet s'est-il passé exactement tel que prévu, dans le respect du budget et de l'échéancier? Si c'est le cas, bravo! Si en revanche, certains points du projet ne se sont pas déroulés comme prévu ou que des améliorations peuvent être apportées, continuez à lire!

Dû aux circonstances et à certains facteurs que l'on ne maîtrise pas toujours, il arrive souvent qu'un ou plusieurs points d'un projet ne se déroulent pas comme prévu. La bonne nouvelle est qu'en analysant ces points vous pourrez apprendre des erreurs commises pour ne plus les reproduire dans le futur.

Voici pourquoi il est nécessaire d'organiser une revue du déroulement du projet ("lessons learned"). Cette étape implique de s'arrêter un instant et de faire un retour en arrière sur les points marquants du projet afin de les analyser et de comprendre ce qui s'est réellement passé pendant son exécution.

Voici 4 étapes à suivre pour une revue de projet réussie:

1. Organisation de la revue de projet

La revue du déroulement du projet doit être organisée rapidement après la fin du projet. N'attendez pas que plusieurs semaines passent avant de l'organiser. En organisant la revue juste après la fin du projet, on s'assure que les membres du projet ait un souvenir exact des événements qui se sont déroulés pendant le projet. Après plusieurs semaines, certains éléments pourraient avoir été oubliés ce qui atténuerait l'efficacité de la revue.
Si nécessaire, une revue du projet peut également être organisée en cours de projet. Par exemple, entre les différentes phases du projet.

2. Réunir l'équipe du projet

Réunissez les protagonistes du projet pour la revue. Il est important d'avoir leur avis sur le déroulement du projet. Un projet réunit bien souvent des membres ayant des connaissances différentes et qui pourront apporter différents points de vue. Il est donc important d'obtenir les informations et les opinions des différents membres.

3. Analyse des bons et des mauvais points

Demandez à chacun des membres de noter les points qui se sont bien déroulés pendant le projet et ceux qui se sont moins bien déroulés. Analysez chacun de ces points (si certains point reportés sont très similaires, il est possible de les regrouper et de faire l'analyse du groupe de points). Il est nécessaire de comprendre pourquoi certains aspects du projet ont bien fonctionné et pourquoi d'autres aspects n'ont pas fonctionné. En d'autres termes, il est important de trouver la cause de ces points. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées (par exemple la méthode des 5 pourquoi - qui fera l'objet d'un prochain article) afin de déterminer la cause racine d'un problème. 

Une fois les causes trouvées, il sera possible de mettre en place des actions pour éviter la reproduction des mauvais points et favoriser celle des bons points pour les projets à venir.

4. Documentation et communication

Documentez les informations collectées (bons et mauvais points, causes, et actions mises en place) pendant la revue de projet et communiquez les afin qu'elles puissent être utilisées pour des projets futurs.